Enterprise-Content-Management

Enterprise-Content-Management, kurz ECM, optimiert organisatorische Prozesse in Unternehmen und Organisationen, um deren Leistungsfähigkeit voll auszuschöpfen. Dabei kommen technische Hilfsmittel und digitale Funktionen zum Einsatz, die das Erfassen, Speichern und Archivieren, Verwalten und Bereitstellen von Inhalten beinhalten und beschleunigen.

ECM optimiert die Produktivität dokumentenbasierter Geschäftsprozesse und ist so für Unternehmen eine lohnende Investition (mehr zum Thema ECM hier: https://www.ser.de/themen/was-ist-ecm.html). Denn so lässt sich nicht nur Arbeitszeit, sondern auch Geld sparen. Denn statt mühsam nach einem Dokument zu suchen, das entweder in Papierform oder digital in irgendeinem Ordner verschwunden ist, erleichtert eine ECM-Lösung den Zugriff auf relevante Informationen. So können alle Berechtigten jederzeit auf die von Ihnen benötigen Dokumente zugreifen. Damit diese Prozesse reibungslos ablaufen können, umfasst ECM weitere Informationstechniken wie Dokumentenmanagement (DMS), Business Process Management (BPM), Workflow Collaboration, elektronische Archivierung, Storage und Web-Content-Management.

Durch die Kombination verschiedener Informationskanäle wird die Kommunikation wesentlich vereinfacht. Verschiedene Abteilungen liefern die für sie relevanten Informationen. So entsteht eine Datenbasis mit kontextbezogenem Geschäftswissen, dass Abläufe effektiv vereinfacht. Die gesammelten Informationen werden revisionssicher archiviert, dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse werden verwaltet. Das erleichtert nicht nur interne, sondern auch externe Abläufe, zum Beispiel mit Lieferanten, Partnern und Kunden.

Mit ECM-Systemen Geschäftsprozesse optimieren

ECM-Systeme bieten für Unternehmen großes Potential. Dokumentenbasierte Prozesse werden durch Digitalisierung und Archivierung optimiert: Berge von unübersichtlichen Aktenordnern gehören der Vergangenheit an und relevante Informationen sind zeitnah auffindbar. Auch das unabsichtliche Erstellen doppelter Dokumente wird vermieden, während alle Informationen stets auf dem aktuellen Stand sind. Durch die Digitalisierung sparen Unternehmen so nicht nur Lagerkosten und Zeit, sondern reduzieren auch ihren Papierverbrauch.

Der Einsatz einer ECM-Lösung bringt mehrere Vorteile mit sich, die bares Geld und Arbeitszeit sparen:

  • Geschäftsprozesse werden flexibel und dynamisch gesteuert
  • Die unternehmensweite Zusammenarbeit wird verbessert
  • Die Erfassungsqualität wird gesteigert
  • Die Auskunfts- und Nachweisfähigkeit wird verbessert
  • Der gesamte Informationsbestand wird geordnet und strukturiert

Mit einem ECM-System kann auf Kundenbedürfnisse schneller reagiert werden. Das erleichtert auch die Entscheidungsfindung. Reaktionszeiten werden verkürzt, die Betriebsergebnisse werden dadurch positiv beeinflusst und auch die Wettbewerbsfähigkeit wird nachdrücklich verbessert.

Geld und Zeit sparen mit ECM-Lösungen

Die Investition in eine ECM-Lösung lohnt sich. Grundlegende Kosten, wie Papierverbrauch, Lager- und Büroflächen werden gesenkt. Auch weitere Dienstleitungen wie Kurierfahrten, Lieferkosten oder die Inanspruchnahme externer Archive können eingespart werden.

Auch organisatorisch bietet ECM Vorteile. Denn egal an welchem Unternehmensstandort ein Mitarbeiter auf Informationen und Dokumente zugreifen möchte, mit einem ECM-System ist das kein Problem mehr. Statt zeitaufwendige Anfragen an die Zentrale zu stellen, reicht so ein Klick und schon sind relevante Informationen auf dem Bildschirm. So können selbst kleinste Abläufe optimiert werden und Arbeitszeit wird effektiv eingespart. So mögen an einem Tag vielleicht nur 30 Minuten eingespart werden, pro Woche sind das aber schon 2,5 Stunden Arbeitszeit. Geht man beispielsweise von etwa 250 Arbeitstagen pro Jahr und einem Stundenlohn von 15 Euro aus, summiert sich diese Arbeitszeit sehr schnell. Pro Mitarbeiter lassen sich so 1875 Euro pro Jahr sparen. Multipliziert man das Ganze mit zehn oder 20 Mitarbeitern, wird ersichtlich, dass sich durch ECM-Lösungen erstaunliche Beträge einsparen lassen. Es lohnt sich also, Geschäftsprozesse durch den Einsatz eines ECM-Systems zu optimieren. So lassen sich effektiv Zeit und Geld einsparen, die in andere Projekte investiert werden können.